Põhiline Grupid Ja Klubid 20 eelarve planeerimise nõuannet edukaks sündmuseks

20 eelarve planeerimise nõuannet edukaks sündmuseks

töölaua kohal olev foto koos graafiliste lehtede, kleepuvate märkmete, koos töötavate inimestega

Soovite, et inimesed mäletaksid teie ürituse kogemust ja teie eelarve on nende eriliste hetkede elluviimise võti. Ürituse tegevuseelarve koostamisel on oluline alustada plaanist. Ehkki täiusliku eelarvevahendi olemasolu on võimatu, on siin kasulikke teadmisi järgmise virtuaalse või isikliku sündmuse toimiva ja realistliku raamistiku loomiseks.



Tehke uuringuid oma eelarve jaoks

  1. Kujutage ette oma sündmust - Esimene nõuanne, tehke mõni planeerimine, mis ei sisalda üldse raha. Koostage ajakava, mis sisaldab sündmusi ja töötajaid, mida te sündmuse iga osa jaoks vajate. Jagage seda sidusrühmadega ja veenduge, et kõik oleksid samal lehel. Siis saate tõepoolest hakata uurima kõigi ürituse kavandajate tegelikke kulusid ja prioriteete.
  2. Sularaha arvestused - Kui palju võite realistlikult kulutada sellele sündmusele ilma rahalist stressi tekitamata? Järgmisena selgitage oma sündmuse peamised prioriteedid. Need on teie 'juhtiva tähtsusega asjad', kui hakkate oma eelarve piires kitsendama, mis mitte.
  3. Asukoht on oluline - Mõelge ka oma toimumispaiga üle. Kas saaksite kasutada tasuta või annetatud ruumi? Helistage saadavuse kontrollimiseks kindlasti mõned eelkõned ja küsige, kas ruumi kasutamise eest tuleb maksta lisatasusid, näiteks majahoiuteenused ja parkimist puudutavad kaalutlused.
  4. Tehke mõnda aju valimist - Võrgustik inimestega, kes on teinud sarnaseid üritusi, nagu muud mittetulunduslikud korjandusüritused. Küsige nende eelarve kohta ja millised 'üllatused' tulid välja, mida te ei pruugi kaaluda.
  5. Unetu ajaloolised andmed - Teine uurimiskomponent vaatleb teie organisatsiooni ajalooliste sündmuste eelarveid. Kui see on esmakordne sündmus, otsige sarnaste sündmuste jaoks veebis näiteid eelarvetest koos praeguste hinnaprognoosidega (mis piirkonniti erinevad).
  6. Hinnakujunduse suundumused - Uurige oma piirkonnas levinud hinnasuundumusi oma suurte piletiartiklite jaoks, näiteks koha rent, toitlustuskulud ja tehnilised vajadused. Pakkumiste saamiseks pöörduge mitme ettevõtte poole ja vaadake kindlasti veebiarvustusi ja Better Business Bureau hinnanguid.
  7. Kõrge ja madal nimekiri - Looge oma eelarve jaoks nimekiri, milles arvestatakse, kus suudate vähem kulutada, ja kus te ei soovi koonerdada. Arutage seda üritusel teiste huvigruppidega. Näiteks kas kõik pooldaksid laudade laenamist, kui neid saab katta kvaliteetsete laudlinadega?
  8. Sponsorid, annetused ja tasuta asjad, oh My - Annetused ja ürituse sponsorid võivad aidata mõnel teie eelarve real realiseeruda. Pöörake tagasi nende juurde, kes on minevikus abiks olnud, ja mõelge välja uusi ettevõtteid, kes võiksid olla põnevil. Kasutage vabatahtlikke nii palju kui võimalik ja lisage kindlasti oma suhtlus- ja korraldusmäng registreerumisega.
  9. Kõrvaldage üllatused - Kui olete oma ürituste programmi ajaskaala koostanud ja oma uuringud kokku võtnud, on teil kogukulude ligikaudne prognoos. Nüüd võite hakata üksikasju täitma, arvestades pangas leiduvat ja hädavajalikku, et hiljem üllatusi minimeerida.

Registreerige osalejad juhtimiskonverentsile veebipõhise registreerumisega. Vaadake näidet

Meisterdage oma eelarve

  1. Toimumiskoha maksumus - Jälgige kõiki prognoositavaid tasusid, mis võivad olla seotud ruumi üürimisega, näiteks majapidamine, personali- ja teenindusvajadused ning kui lisanduvad mööbli üürikulud.
  2. Kohtade spetsiifilised märgid ja kujundus - Isikupärastamine on ürituste planeerimisel kasvav trend, seega arvestage kindlasti ruumi isikupärastamise kuludega sisustuse vajaduste ja siltidega, mis parandavad külaliste jaoks ürituse kogemust.
  3. Ürituste tehnoloogia - See laialdane vajaduste ulatus võiks hõlmata fotograafiat, heli, registreerimisvahend ja video. Kui vajate oma ürituse jaoks kogenud helitehnikut, uurige tunnihindu ja veenduge, et see kulu oleks eelarves. Kui teie sündmus sisaldab videoesitlusi, lisage kindlasti kõik tootmiskulud.
  4. Meelelahutus - Kui pakute kõnelejatele honorare või palkate meelelahutust, lisage kindlasti read oma eelarve. Sama oluline on saada selge kirjalik leping, nii et ootused ja makse on selgelt välja toodud.
  5. Toitlustuskulud - Siin aitavad teie uuringud toitlustuslepingutes navigeerimisel. Kui teil on servereid, lisage see detail oma eelarvesse ja lisage kõik tasud, mida soovite anda. Pidage kindlasti nõu oma kõrgeima ja madalaima nimekirjaga, sest toitlustamine võib olla suurepärane üleliigse kulutamise allikas või suurepärane koht kokkuhoiuks.
konverentsid konverentsid seminarid foorumid registreerimiste ajakava spetsialistid üritused ettevõtted registreerumisvorm võistlused, kus töötab 5k 10k korjanduse korjandusmaratoni registreerimisvorm
  1. Transport - Oluline on läbi mõelda transpordivajadused, sest need võivad olla eelarveüllatuseks, kui te pole arvestanud oma ajaskaala üksikasjadega ega sellega, mida vajate inimeste transportimiseks. See võib hõlmata näiteks golfikärusid transpordiks või haagiseid ja veoautosid lavastuse või suuremate esemete vedamiseks.
  2. Turvalisus, kui vaja - Sõltuvalt teie ürituse laadist pidage nõu oma sidusrühmadega, et teada saada, kas teie ürituse osa või kogu turva olemasolu on teie organisatsiooni huvides.
  3. Aitäh kingitused - Sponsorite ja vabatahtlike meeldejätmine tänuga pärast teie üritust avaldab suurt mõju ja kajastab teie organisatsiooni positiivselt. Kuid isegi postmargi hind võib mõnikord olla mitte nii lõbus üllatus! Lisage oma eelarvesse kindlasti kõik plaanid abistajate tänamiseks.
  4. Kaasa marginaal - andke endale oma eelarves natuke ruumi; mõned ütlevad, et eelarve ületamise korral lisatakse teie ürituse eelarvest kuni 20%. Kui soovite oma üritust korraldada ilma pisikestest punktidest higistamata, säästab see eelarve viimane rida teie mõistust iga kord.

Koordineerige festivali vabatahtlikke veebi registreerumisega. Vaadake näidet

Sündmusejärgsed ülesanded

  1. Ole säästja - Hoidke kindlasti alles kõik kviitungid, toimumispaiga lepingud ja personalilepingud. Kaaluge tasuta skannerirakenduse kasutamist kõigi oma paberimaterjalide pildistamiseks, et see oleks käepärane ja korrastatud.
  2. Võtke kokku kokkuhoid ja üllatused - Pärast sündmust värskendage kindlasti prognoositud ja tegelikke kulutusi. Kui säästupiirkonnad olid positiivsed, pole valus oma organisatsioonile rõhutada väärtust, mille olete protsessile toonud. Ja lõpuks võtke kindlasti teadmiseks, kas tulevaste sündmuste jaoks on vaja lisada üllatusridu.

Teie eelarve on liim, mis ühendab teie sündmuse kõiki liikuvaid osi, seega on ülitähtis anda väärilist aega ja tähelepanu. Kui teil on käes põhjalik ja hoolikalt koostatud eelarve, on see sama, kui teie organisatsiooni järgmise ürituse jaoks on võitnud mänguraamat. Minge meeskonda!



Julie David on vabakutseline kirjanik, koolitaja ja kummardava pastori naine Kesk-Läänest, kellele meeldivad soojad kallistused.

veemängud välipäevaks

DesktopLinuxAtHome muudab rühmade ja klubide organiseerimise lihtsaks.


Huvitavad Artiklid