Põhiline Mittetulundusühingud 50 näpunäidet vabatahtlike organiseerimiseks

50 näpunäidet vabatahtlike organiseerimiseks

vabatahtlike koordinaator check inÜkskõik, kas olete mittetulundusühingute direktor, PTO president või meeskonnavanem tööl, kavandades üldkasuliku projekti tööd, peate maksma vabatahtlike värbamise, korraldamise ja tunnustamise eest. Need näpunäited aitavad muuta teie vabatahtlike koordineerimine lihtsaks ja edukaks.

Värbamine Taktika

Inimeste kokkukutsumine teie ürituse abistamiseks on kõigi edukamate ürituste aeganõudvam ja otsustavaim osa.



noortega mängitavad mängud
  1. Küsi varakult - Hakake küsima kohe, kui teate oma sündmuse kuupäeva. See võib olla teie kooli avatud uste päev, spordimeeskonna vanemate koosolek või noortegrupi taandumine.
  2. Küsi sageli - pöörduge abi saamiseks aastaringselt. Kui inimesed ei saa teie esimesel üritusel aidata, võivad nad järgmisel korral aidata. Küsige ka rohkem kui üks kord. Nende kalendris võis olla midagi muudetud, mis võimaldab neil osaleda.
  3. Alusta väikesest - Alustuseks küsige oma kolleegidelt ja sõpradelt, kes on minuga varem üritustel vabatahtlikult osalenud. Need on 'koolitatud' inimesed, kes võivad aidata ka selle sõna levitamisel.
  4. Küsi otse - Küsige inimestelt silmast silma, mida soovite, et nad teeksid. On raske kedagi tagasi lükata, kui ta on leidnud aega sinuga rääkida.
  5. Täpsustage - sõnastage täpselt, mis saab olema vabatahtliku töö. Inimestele meeldib teada, mida nad teevad - piletite müümine, lumekoonuste valmistamine, ekskursioonide juhtimine jne. Kui enne üritust on vaja erikoolitust, edastage need ajavajadused selgelt.
  6. Näita kirge - Jagage oma ürituse vastu entusiasmi, selgitades, miks see on hea eesmärk. Minge kaugemale 'meil on raha vaja'. Näidake, kuidas põhjus kogukonda aitab.
  7. Jälgige sündmuse osalejaid - Järgmise aasta planeerimine algab teie ürituse lõppedes. Kohalolijad võivad teie asja vastu erilist huvi tunda ja tahavad aidata järgmise aasta üritust veelgi paremaks muuta.
  8. Otsige inimesi, kes on juba teie eesmärgi nimel pühendunud - Kaaluge inimestelt, kes on vabatahtlikud sarnastel üritustel, küsida, kas nad oleksid huvitatud teie eesmärgi aitamisest.
  9. Suurendage oma jõupingutusi - Küsige vabatahtlikelt, kas neil on sõpru, kes sooviksid nendega liituda, või võiksite mõelda kontaktidele, kellele see vabatahtlik tegevus meeldiks. Jätkake nende kontaktandmete saamist.
  10. Tehke nägemus selgeks - edastage ürituse eesmärk. Suure pildi mõistmine aitab vabatahtlikel näha oma sobivust ja edendada üldist missiooni.

Veebipõhine vabatahtlike registreerimislehe vorm

Värbamiseks kasutatavad tööriistad

Vabatahtlike baasi maksimeerimine on edukate ürituste kavandamise võti. Paluge inimestel võimalikult erinevatel viisidel ja kohtades jõuda kõige rohkem huvitatud isikuteni.

  1. Proovige e-posti - Vaadake läbi oma e-posti kataloog ja saatke välja hulgaliselt 'Teeme koostööd!' teade vabatahtlikele. Jagage sündmuse põhitõdesid - kuupäev, kellaaeg, koht, põhjus - ja täpsustage konkreetseid vajadusi, näiteks dekoratsioonide seadistamine, abi kontsessioonide stendil või prügikasti koristamine.
  2. Saada iga-aastane abikõne - Iga-aastase abikõne kasutamine võib olla tõhus. Täpsustage kõik vajadused, mida rühm eeldab selle aasta jaoks. Mõelge kord aastas telefonisõnumile, mis uurib teie vabatahtlikelt, kuidas nad saaksid aasta läbi aidata.
  3. Saada uudiskiri - Paljudel ettevõtetel, koolidel ja kordusrühmadel on regulaarselt kavandatud infoleht. Mõned on elektroonilised ja teised saadetakse teopostiga. Lisage oma kontaktandmed, et huvitatud vabatahtlikud saaksid teiega otse ühendust võtta.
  4. Kasutage DesktopLinuxAtHome - Registreerumislingi postitamine oma sotsiaalmeedia lehele, veebisaidile või mis tahes suhtluskanali kaudu aitab sõna välja saada. Parim osa? Kõik kohustused ja võimalused saab eelnevalt paika panna, nii et vabatahtlikud teavad täpselt, mida ja millal vaja on. Siit saate teada, kuidas alustada.
  5. Jätke kõnepost - Paljudes ettevõtetes ja koolides on automatiseeritud kõnesõnumite hoiatussüsteem. Küsige administraatorilt, kas kõik süsteemid võivad selle süsteemi läbi käia, küsides vabatahtlikke ja jagades teavet sündmuse kohta.
  6. Looge iga-aastane postitus - Paljudel gruppidel on masspostitus, mis läheb teie vabatahtlike jõupingutuste abisaajatele. Asetage sellesse postitusse vabatahtlik taotluste leht - üheleheline leht, kus on loetletud vabatahtlike töökohad, ajaraamid ja kirjeldused - täitmiseks ja tagastamiseks.
  7. Käige koosolekutel - paluge, et see võtaks päevakorda oma ettevõtte, organisatsiooni või jõuvõtuvõlli koosoleku. Lisateabe kogumiseks pidage lõikepuhvrit. Laske oma kontaktandmed päevakorda trükkida, et huvitatud vabatahtlikud saaksid teiega hõlpsasti ühendust võtta.
  8. Korraldage huvikohtumine - Planeerige üks või mitu huvikohtumist, kus potentsiaalsed vabatahtlikud saaksid teie organisatsiooni kohta rohkem teada saada, konkreetsest sündmusest kuulda ja vabatahtlike ootustest rohkem teada saada. Enamik inimesi on malli või 'mängukava' eest tänulikud enne vabatahtlikku tööd.
  9. Saada tagasisidevorm - Pärast oma üritust saatke vabatahtlikele tagasiside vorm, kui tänate neid abi eest. Küsige, kas nad oleksid huvitatud järgmisel aastal uuesti aitamisest ja olete mängu ees.
  10. Loo lõpparuanne - Lisage oma lõpparuandesse peamiste vabatahtlike nimed ja kontaktandmed. Kui annate oma lõpparuande järgmisele juhile kätte, julgustage neid järgmistel aastatel peamiste abistajate nimedega tutvuma. Andke inimestele teada, et neid palutakse uuesti aidata!

Korraldage mittetulunduslikud vabatahtlikud veebis tasuta registreerumise ajakava abil



Andke valikud

Vabatahtlikud tulevad erineva taustaga ja erinevate oskustega. Paljude võimaluste olemasolu tähendab, et rohkem inimesi saab kaasa lüüa. Siin on mõned ideed.

  1. Mõelge tehnilistele vajadustele - Kas vajate veebisaidi värskendust, kontaktandmebaasi uuendamist, sotsiaalmeedia abi või graafilist kujundust? Kui tuvastate tehnikahuvilise vabatahtliku, kasutage seda oskuste kogumit hästi ära! Lisaks saab paljusid neist ülesannetest teha väljaspool seda ja vabatahtliku kättesaadavust silmas pidades.
  2. Paluda mitterahalisi annetusi - Mis on suurepärane õpetaja lõunasöök ilma toiduta? Kontsessioonipood ilma pudelijookideta? Andke inimestele võimalus vabatahtlikuks minna, pakkudes annetatud eset. Esitage väljalangemise ajad ja saidid.
  3. Kaasake pereliikmeid - Kaasake oma pere vabatahtlikku tegevust. Andke vabatahtlikele võimalus - ja tehke see teostatavaks - tuua lapsed vabatahtlikuna kaasa. Julgustage nende abikaasat nendega koostööd tegema.
  4. Pakkuge ürituseelseid võimalusi - Paku enne sündmust paar võimalust, mis nõuavad väiksemat ajapühendust. Kas on näiteks värvisessioon bännerite valmistamiseks või konveierliin kottide täitmiseks? Kas vajate koopiaid?
  5. Pakkuge sularahavõimalust - Saage aru, et mõned inimesed eelistavad pigem raha kui aega. Pakkuge vabatahtlikust ajast väljaostmist. Näiteks võiks lapsevanem saata potti jaoks kaetud roa asemel lõunaks kinkekaardi.
  1. Pakkuge võimalust midagi uut õppida - julgustage vabatahtlikke proovima midagi muud! See, et olete raamatupidaja, ei tähenda, et peate olema piletimüüja. Kas olete alati mõelnud, kuidas popkorni valmistati? Registreeruge soodustuste saamiseks.
  2. Looge keskkond uute inimestega kohtumiseks - Vahetage inimesi läbi erinevate töökohtade, et neil oleks võimalus kohtuda teiste vabatahtlike ja osalejatega.
  3. Kasutage sõpruse jõudu hästi ära - Andke inimestele võimalus registreeruda vabatahtlikuks või sõpradega juhtima. Neil on koos sotsiaalne aeg, veetes aega hea eesmärgi aitamiseks.
  4. Säilitage paindlikkus Pidage meeles, et inimesed tahavad sageli üritusel kuidagi osaleda, kuigi nad on vabatahtlikud. Kas nad saaksid eelnevalt programme jagada ja ikkagi osaleda? Mõtle teistele võimalustele.
  5. Küsige eelistuste kohta - Pidage meeles, et vajate igat tüüpi inimesi - juhte, järgijaid, detailidele suunatud ja suurte piltidega vabatahtlikke. Küsige huvide kohta algusest peale, et teil oleks segu inimestest ja oskustest.

Ürituse koordineerimine

Isegi kui teil on lõputu nimekiri vabatahtlikest, siis kui te ei tea, kuidas neid tõhusalt ajastada ja neid kasutada, tabate kindlasti veel palju konarusi tee ääres.

  1. Tehke kindlaks, mida sündmuse jaoks vajate -
    AASTASE ÜRITUSTE KORRAL: kontrollige varasemaid andmeid. Vabatahtlike vajaduste kontrollimiseks leidke lõpparuanne või hankige eelmise aasta andmed.
    UUTE ÜRITUSTE KOHTA: määrake üldised eesmärgid. Veenduge, et teil oleks üldine visioon paika pandud ja jagage seda oma peamise vabatahtlike baasiga. Veenduge, et kõik mõistaksid peamist eesmärki.
  2. Analüüsige sündmuste logistikat - Tehke kindlaks, millistes valdkondades peavad olema komiteed või esimehed. Näiteks võiks pesapalli pildistamine olla üks komisjon, samal ajal kui 5K Walk / Run registreerumiseks on tõenäoliselt vaja tooli ja kolm kuni neli kohapealset meeskonnaliiget.
  3. Looge ametijuhendid - Tehke kindlaks, mida iga vabatahtliku ülesanne peab täitma ja kuidas see lõpule viiakse. Proovige kirjeldused tihendada kahe või kolme lausega.
  4. Asetage vabatahtlikud aladele, mis vastavad nende annetele - Lase inimestel registreeruda, mida nad tahavad - aga paluge neil minna üle teisele alale, kui arvate, et nad teevad seal paremat tööd. Näiteks hea huumoriga inimene oskab pileteid paremini müüa kui popkorni poputada.
  5. Esitage põhjalikku teavet - Looge veebisait või brošüür, millel on teie kontaktandmed ja põhiteave sündmuse kohta.
  6. Koordinaadi vabatahtlike riietus - Valige sobiv riietus või varustus, et teid eristada. Kandke unikaalseid või värvidega kooskõlastatud riideid. See aitab teil oma üritusel ennast hõlpsasti tuvastada vabatahtlikuna ning luua ka ühtseid vabatahtlikke.
  7. Saada meeldetuletused - Saatke vabatahtlikele meeldetuletusi mitu päeva enne oma üritust. DesktopLinuxAtHome muudab elu lihtsamaks, saates registreerunud grupiliikmetele automaatsed meeldetuletused. Boonus: korraldajad saavad saidilt e-posti teel teavitada teie vabatahtlikke muudatustest või värskendustest.
  8. Pange paika sisseregistreerimise üksikasjad - edastage selge aeg ja koht, kuhu vabatahtlikud peaksid sisse registreeruma. Meeldetuletus: veenduge, et vabatahtlikud teaksid, kuhu oma auto parkida.
  9. Logistikaga suhtlemine - Öelge vabatahtlikele kõik reeglid, mida nad eeldatavasti järgivad, näiteks kas nad saavad töö ajal süüa või juua. Andke neile teada, kus on tualettruumid ja kuhu nad ürituse ajal paigutatakse.
  10. Kirjutage lõpparuanne - Alustage oma lõpparuande tühjade kohtade täitmist. See võimaldab teil märkida edasiminekul tehtud edusamme ja õnnestumisi ning valmistada midagi ette järgmiseks juhiks.

Vabatahtlik aitäh aitäh registreeruda



Ütle aitäh

Vabatahtlikud teevad seda tööd, sest tahavad eesmärki toetada, kuid tunnevad end tõeliselt hinnatud ja hinnatuna, kui võtate aega neile AITÄH! Lisaks suurendab see võimalust, et nad jälle aitavad.

  1. Väljendage üritusel tänulikkust - Pange tähele minna ja isiklikult tänada ürituse ajal võimalikult paljusid vabatahtlikke. See seos jätab mulje ja on oluline.
  2. Emaili saatma - Kirjutage 48 tunni jooksul lühike järelmeil, et teha kiire ja kindel pai. Kui kasutate DesktopLinuxAtHomet, saate isegi oma registreerumise kaudu saata aitähimeili. Kaaluge järgmise aasta ürituse salvestamise kuupäeva lisamist.
  3. Kirjutage märkus - Võtke aega ja pange pastakas paberile. Isegi praegusel tehnikaajastul hindavad inimesed seda žesti.
  4. Lisage uudiskirja - lisage artikkel järgmisesse tavalisse infolehte või laske väikesel jaotisel 'Hüüdke välja', kuhu saate panna tunnustamiseks vabatahtlike nimed.
  5. Postitage oma ürituse veebisaidile või sotsiaalmeediasse - Kui teie koolil või organisatsioonil on veebisait, lisage AITÄH nimekiri nende perede, vanemate või liikmete kohta, kes aitasid.
  6. Plaanige vabatahtlike tänusündmus - korraldage sündmuse järgne koosviibimine tähistamiseks. Vabatahtlikud saavad jagada lugusid ja meenutada hästi tehtud tööd.
  1. Koostage sündmusejärgne ülevaade - Koguge oma vabatahtlikega lühidalt kokku. Paluge plusse ja miinuseid ning ajurünnakuga muid ideid, teemasid või täiustusi. Kutsu kõik vabatahtlikud osalema. See võib olla ametlik suhe või kiire kohtumine valgendites pärast pesapallimängu.
  2. Kingi igal aastal traditsiooniline kingitus - Alustage traditsiooni, et komisjonide esimeestele või juhtivatele vabatahtlikele kingitus nagu tahvel, kristallitükk või raamitud tunnistus antakse. Isegi nipsasja, näiteks käevõru võlu, aitab teie parimaid vabatahtlikke ära tunda.
  3. Mõelge vabatahtlikele hüvedele - Andke vabatahtlikele lisasid, nagu T-särgid, lauakaunistustest üle jäänud lilled, põrgakoja kupongid või jook.
  4. Jagage paberiplaatide auhindu - Luua traditsioon mittetraditsiooniliste auhindade jagamiseks. Mõned ideed: hõbekeele auhind inimesele, kes pidi ootamatult rääkima mikrofoni juures, või The Clutch kellegi jaoks, kes hoidis vaikivat oksjonilauda ümberminemast.

Ürituste planeerimine ja inimeste korraldamine võib tunduda valdav, kuid plaani olemasolu säästab teid paljudest peavaludest. Mõelge algusest lõpuni oma vabatahtlikele ja sellele, kuidas nende andeid kõige paremini ära kasutada. Parim viis järgmise sündmuse kavandamise alustamiseks on praeguses edukalt navigeerimine.

Betsy Biederstedt on pensionil koolidirektor, kes tasakaalustab oma aega nüüd pere halduriabina kodu paljude tegevuste jaoks.


DesktopLinuxAtHome muudab mittetulundusühingute korraldamise lihtsaks.


Huvitavad Artiklid