Põhiline Mittetulundusühingud Raha kogumise ürituste kavandamise kontrollnimekiri

Raha kogumise ürituste kavandamise kontrollnimekiri

Korjandusüritused võivad teie organisatsioonile palju raha teenida, kui need on hästi planeeritud ja teostatud, kuid need võivad olla ka aeganõudvad ja kallid. Peamine on strateegiline planeerimine ning oma eelarve, eesmärgi ja eesmärkide selge eelnevalt paika panemine. Pärast kuupäeva valimist ja sündmuse põhiplaani loomist aitab see luua ajaskaala ja kontrollnimekirja, et saaksite õigel kursil püsida. Õnn kaasa ja lõbutse hästi!

Kuus kuud väljas (või rohkem)

  • Määratlege eesmärk - Enne planeerimise alustamist otsustage oma ürituse eesmärk. Kas raha kogumiseks või ka annetajate koolitamiseks oma organisatsioonis? Mitu eesmärki on korras, kuid kõige parem on, kui sündmust juhib üks peamine eesmärk. Pidage planeerimisprotsessi läbimisel silmas oma suuremaid ja väiksemaid eesmärke, nii et jääksite keskenduma suurele pildile.
  • Eesmärkide seadmine ja eesmärgid - seadke oma korjandusürituse konkreetsed eesmärgid ja eesmärgid. Kui palju raha üritate koguda? Kas see on mõeldud teie mittetulundusühingu, ettevõtte või grupi ühele piirkonnale või mitmele valdkonnale? Eelarve koostamisel pidage meeles oma rahakogumise eesmärki.
  • Delegaat - Suurematel organisatsioonidel võib olla terve ürituste planeerimise osakond, mis on kingitus. Sel juhul andke meeskonnale selge ülevaade eesmärkidest, eesmärkidest ja oma eelarvest ning laske neil teha suuremat planeerimist. Meie kõigi jaoks on selleks vaja küla - või vähemalt tõeliselt tõhusat komisjoni. Paluge oma juhtival ürituste planeerijal või arendusdirektoril värvata komisjon, mis jälgiks korjanduse erinevaid aspekte. Üritus läheb palju libedamalt, kui on selged rollid, eesmärgid ja ootused.
  • Sihtige oma vaatajaskonda - Selleks, et teha kindlaks, kellele kutsute ja / või müüte pileteid, mõelge, kes on teie sihtrühm ja kas üritus on peresõbralik. See aitab määrata teie teema, toidu ja tegevused. Lisaks, kui kutsute kogu oma doonoriportfelli - olgu selleks 100 või 1000 inimest -, kaaluge, kas soovite paluda neil sõpru kutsuda.
  • Hinnake külastatavust - Hinnake, kui palju inimesi teie arvates tuleb, lähtudes sellest, kui palju teid kutsute ja mida teate oma doonoribaasist. See määrab piletihinna ja asukoha, mille peate leidma. Loomulikult on seda lihtsam hinnata, kui tegemist on iga-aastase üritusega.
  • Määrake eelarve - Koostage realistlik eelarve ja töötage nende parameetrite piires. Kui see on esmakordne sündmus, peate tegema haritud arvamise. Rääkige teiste sarnase suurusega organisatsioonidega, kes on korraldanud sarnaseid üritusi, ja vaadake, kas neil on eelarve koostamise kohta ettepanekuid. Mõelge kohale, toidule, esinejate tasudele / reisimisele / majutusele, bändile / DJ-le, lilledele, sisustusele ja teenustele.
  • Määrake piletihind - Tehke kindlaks, mida soovite pileti kohta teenida, et määrata kindlaks pileti hind ja mitu piletit peate müüma. Mõnel üritusel on ka mitu piletitaset ja sissepääsupunkti, näiteks õhtusöögipilet või joogid ning peojärgne pilet. Samuti saate müüa VIP-pileteid koos spetsiaalsete hüvedega, näiteks parkimisteenuse ja prioriteetsete istekohtadega.
  • Leidke ja broneerige koht - Kui olete otsustanud oma ürituse suuruse ja ulatuse, leidke oma eelarve piires koht, mis aitab teie korjandusel soovitud õhkkonda luua. Broneerige see aegsasti ette ja makske nõutavad sissemaksed. Kui teie üritus on väljas, on hea uurida, kas vajate telkide, loomade, heli, valgustuse, ilutulestiku jms lube.
  • Edastage üksikasjad - Teavitage kõiki sobivaid inimesi oma korjanduse kohta nii ettevõttesiseselt kui ka väliselt. Teie kool, mittetulundusühing või organisatsioon soovib korjanduse kanda põhikalendrisse ja määrab seejärel annetajate kutsumise ja avalikkuse teavitamise aja.
  • Värvake ettevõtte sponsorlust - Paljudel korjandusüritustel osalevad korporatiivsed partnerid, kes sponsoreerivad lauda või tagavad ürituse teatud osa. Nende partnerluste loomine mõjutab otseselt teie eelarvet ja seda, kui palju võite kulutada muudes kulukates valdkondades, nagu toit. Enne värbamist otsustage, kuidas te sponsoreid tunnete. Programmides? Lavast? Siltide peal?
  • Valige teema - Määrake oma korjanduse toon ja teema. Mõni üritus on ametlik ja mõni juhuslik. Need tegurid määravad teie planeerimise ja kaunistamise. Temaatilisi üritusi on tore planeerida ja osaleda, kuid mitte igal üritusel ei pea seda olema. Mõnikord on kõige parem hoida see lihtsana ja mitte igal aastal teemasid vahetada. 'X-aastase mittetulundusliku gala' korraldamisega vähendate oma töötajate ja vabatahtlike planeerimiskoormust ning uue sisustuse ja graafika jaoks kulutatud raha. Geeniuse näpunäide: Proovige ühte neist 30 rahakogumissündmuste teemat .
  • Määrake bränding - Koostage oma ürituse jaoks vastav graafika selle reklaamimiseks või otsustage, kas kasutate oma mittetulundusühingu logo. Kui jah, siis püsige oma brändiga kooskõlas, lisades samal ajal visuaalse huvi elemendi.
  • Broneeri mis tahes turvalisus - Mõelge, kas vajate oma üritusel turvaametnikke, ja kui jah, siis tehke see oma eelarvesse.
  • Märkide müüjad ja meelelahutus - Tehke kindlaks ja broneerige oma esineja, bänd / DJ, meelelahutus, fotograaf / videograaf ja toitlustaja (kui keegi ei tule toimumispaigaga kaasa). Kui müüjad kinnitavad oma osalemist, paluge komitee liikmel või teie ürituste osakonnal teha vajalike reisikorralduste osas koostööd. Suhelge oma eesmärke ja ootusi sündmuse ning esineja või meelelahutaja suhtes. Sõlmige vajalikud lepingud ja tasuge vajalikud hoiused.

Kolm kuud väljas

  • Plaanige parkimine - Mõelge, kuhu inimesed parkivad, ja kui teil on vaja palgata või värvata vabatahtlikke parkimisteenindajaid. Sageli on kasulik, kui teie veebisaidil on parkimiskaart olemas ja see teave inimestele enne korjandust saadetakse. Kui tegemist on ametliku üritusega, kaaluge parkimisteenuse pakkumist. Vihje geenius : Lisage registreerumistele manuseid osalejate jaoks sündmuse üksikasjade lihtsustamiseks.
  • Ärge unustage rajatisi - See ei ole kõige glamuursem asi, millele mõelda, kuid veenduge, et strateegiate, kui palju tualettruume teie ruumis on proportsionaalselt osalejate arvuga. Võimalik, et peate kaasaskantavad potid kaasa võtma.
  • Koostage plaan B - Kui teie üritus on väljas, siis pidage vihma jaoks plaani B paika, olgu selleks telk või mõni teine ​​koht.
  • Telli lilli - Kui teil on oma üritusel lilli, otsustage, milliseid lilli soovite, ja esitage tellimus. Kaaluge raha säästmiseks lillede kasutamist, mis on ürituse ajal hooajal. Rohelus on ka eelarvesõbralik variant.
  • Planeerige menüü - Lõpeta oma menüü koos toitlustajaga. Kui kavatsete tabelite menüüsid printida, jätkake paigutuse ja fondi üle. Printige need kohe välja või määrake meeldetuletus, et need kuu aega välja printida.
  • Reklaamima - Kolm kuni neli kuud väljas on parim aeg oma üritust reklaamima hakata, veendumaks, et see jõuaks inimeste kalendritesse. Saate jagada teavet sotsiaalmeedias, e-posti infolehtede ja / või kuupäeva salvestamise kaudu - kas postitatud koopia või digitaalse kutse kaudu.
  • Interneti-registreerimise seadistamine - Loo registreerimine veebis kui võimalik, saate oma RSVP-sid ja makseid sujuvamaks muuta ühes süsteemis.
  • Kontrollige osalejaid - Kas teil on süsteem, kus saate registreerida, kes käivad ja kas nad on maksnud. Otsustage, kas saadate pileteid või saadate neid meiliga. Mõelge ka sellele, mida teete, kui sündmuse õhtul ilmuvad inimesed, kes pole RSVP nimekirjas. Vihje geenius : Laadige DesktopLinuxAtHomee abil alla sündmuse teave kohandatud aruandlus .
  • Siht kutsub - Pakkuge oma reklaami oma sihtrühma poole. Mis töötab aastatuhandete jaoks, ei ole sama lähenemisviis, mida kasutada beebibuumi puhul. Olenemata publikust, peate inimesi veenma, et üritus on nende aja ja raha väärt.
  • Kutsu peamised annetajad - Kutsu isiklikult oma peamised annetajad. Määrake arendusametnik või muu töötaja, kes helistaks ja kutsuks annetajad üritusele osalema.
  • Puudutage valikut Kõlar / meelelahutus baasil - Koostage ürituse esineja või meelelahutajaga, et kinnitada oma ootusi õhtule.
  • Ajakava Vabatahtlikud - Mõelge oma ürituse suurusele ja ulatusele paludes vabatahtlikke appi , nii enne kui ka ürituse päeva. Andke neile ürituse päeval nimesildid või särgid ja toit.

Üks kuu väljas

  • Kinnitage päevakord - Lõpeta päevakava / ajakava koos kõigi peamiste osalejatega. Veenduge, et kõik osalejad / esinejad / emceed teaksid ajakava ja ootusi. Andke neile küsimuste korral kontaktpunkt.
  • Saada kutsed - Postitage ametlikud kutsed neli kuni kuus nädalat enne üritust ja lisage kindlasti võimalus RSVP-le, mille tähtaeg on kaks nädalat enne sündmust, nii et teil oleks hea arvude kohta.
  • Plaanige ümbritsevat muusikat - Otsustage taustamuusika üle, kui mõni bänd või DJ seda teie ürituse jaoks ei kajastata.
  • Sponsorluse kinnitamine - Kinnitage kogu oma ettevõtte ja erasektori sponsorlus ja andke neile teada, kuidas neid tunnustatakse.

Kaks nädalat välja

  • Korraldage maksed - kavandage müüjate, esinejate, fotograafide ja teenindava personali makseviisid.
  • Kinnitage vastused - Kontrollige koha ja toitlustaja kohalviibimise numbreid, et veenduda, et teil oleks piisavalt laudu, toole ja toitu. Eeldage, et mõned inimesed ei ilmu kohale ja mõned tulevad ilma vastuseta. Tavaliselt ühtlustub see, kuid alati on mõistlik, kui teil on lisatoole ja mõned lisakohad.
  • Viige plaanid lõpule - Kohtuge oma meeskonna juhtide või komisjonide esimeestega, et uuesti vaadata sündmuse ajaskaala kõiki alasid. See on hea võimalus täita lüngad ja veenduda, et kõik oleksid samal lehel. Töötage välja kindlasti vajalikud varuplaanid.
  • Plaani lõplik suhtlus - Kohtuge bändi, emeee, meelelahutuse ja vabatahtlikega, et kinkida neile ööseks kaardid ja ajakohastatud ajaskaala.
  • Külaliste nimekirja ja nimesiltide printimine - Kinnitage ja printige külaliste loend ja nimesildid. Laske viimase hetke külalistel saada tühjad nimesildid või puuduvad nimesildid.
  • Lõpeta istekohad lõpule - Kui olete määranud istekoha, kinnitage laua paigutus ja istumisgraafik.
  • Plaan puhastustööd - Koostage koristamiskava ja edastage see oma meeskonnale, et nad teaksid, mida teha, kui üritus on läbi. Täpsustage, mida toimumispaik teeb ja mida teie meeskond vastutab.

Päev enne

  • Seadistamine - Võimalusel seadke koht üles eelmisel päeval (või ürituse päeval varahommikul). Veenduge, et kõik sildid on üleval, tabelid on paigas ja registreerimisala sisaldab nimesilte, registreerimisnimekirja, pastakaid ja paberit.
  • Tehke harjutusjooks - Kui see on suur või keeruline sündmus, kus on palju liikuvaid osi, kaaluge harjutusjooksu tegemist, et olla kindel, kus kõik seatakse üles ja millised inimesed peavad olema kus ja millal.
  • Kinnitage kõik üksikasjad - Eelmine päev on peaaegu sama tähtis kui ürituse päev. Kinnitage kõik olulisemad ja väiksemad üksikasjad, mis on sündmuse jaoks olulised, näiteks lillede / dekoratsioonide kohaletoimetamine, toidu tellimine, ajakava ja külalisesineja reisimine.
  • Kontrollige veel kord ilma - Kui tundub vihma, rakendage plaan B väliürituste jaoks ja laske siseürituste jaoks kasutada vihmavarjusid ja parkimisteenindajaid. Kuigi vihm ei tee kellelegi haiget, kipuvad inimesed halva ilma korral üritustest loobuma.

Ürituse päev

  • Lõpeta seadistamine - Seadistage kõik, mida te eelmisel päeval ei suutnud.
  • Suhtle - Veenduge, et kõigil töötajatel, vabatahtlikel ja müüjatel oleks ajakava, juhiste ja kontakttelefoninumbrite koopiad, kui neil on vaja kellegagi jõuda.
  • Asuge elama - Makske müüjatele ja tänage neid kindlasti.
  • Pange välja parkimismärgid - Vajadusel pange üles parkimismärgid, mis suunavad külalisi parkima. Blokeerige alad, kuhu inimesed ei peaks parkima, ja võiksid seda proovida.
  • Täitke vabatahtlike kontroll - Kontrollige vabatahtlike juures, et neil oleks kõik vajalik olemas.
  • Tervitage teid soojalt - Ükskõik, mis kulisside taga toimub, tervitage külalisi naeratades ja andke neile teada, et teil on hea meel, et nad on tulnud.

Pärast üritust

  • Kirjutage aitäh - Tänage kindlasti pärast üritust oma osalejaid, sponsoreid, annetajaid ja vabatahtlikke. Märkmeid või telefonikõnesid on palju, sest inimesed on kulutanud oma aega, energiat ja raha teie ürituse õnnestumiseks. Kui inimesed tunnevad end hinnatuna, osalevad nad palju tõenäolisemalt uuesti. Kasutage juhust ja tuletage neile meelde, mida nende toetus aitas saavutada.
  • Täitke täielik analüüs - Analüüsige oma kulusid, tulusid ja üritusele kulunud hinnangulist aega, et teha kindlaks, kui palju raha te oma eesmärgi nimel kogusite ja kui palju aega kulus teil, teie töötajal ja vabatahtlikel. Selle teabe põhjal saate otsustada, kuidas sarnase sündmusega tulevikus edasi minna.

Korjandusürituse kavandamine võib olla sujuv protsess, millel on hästi välja toodud plaan ja suurepärane meeskond. Ärge unustage kogu protsessi vältel keskenduda suurele pildile ning jälgige oma aega ja kulutusi, et maksimeerida raha kogumist.

tutvuda mängudega kirikugruppidele

Andrea Johnson on põline Texase elanik, kes elab nüüd Charlotte'is N.C. koos oma abikaasa ja kahe tütrega. Talle meeldib jooksmine, pildistamine ja hea šokolaad.




DesktopLinuxAtHome muudab mittetulundusühingute korraldamise lihtsaks.




Huvitavad Artiklid